De wettelijke geheimhoudingsplicht waaraan leden van de OR gebonden zijn, kan spanning opleveren bij diverse onderwerpen die de OR moet behandelen. Soms is het begrijpelijk en redelijk, maar soms komt daarmee een goede afweging door de OR in het gedrang.
Er zijn grenzen aan het opleggen van geheimhouding door bestuurders, de OR hoeft geheimhouding niet altijd (helemaal) te accepteren. Het opleggen van geheimhouding moet zeer terughoudend worden toegepast. De OR mag door reikwijdte of duur niet worden belemmerd in de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden Dat is relevant als de OR het redelijkerwijs nodig vindt om bijvoorbeeld tijdens een adviestraject de achterban te raadplegen.
Algemene geheimhoudingsverklaring
In sommige organisaties worden adviesaanvragen bijna standaard onder geheimhouding aan de OR voorgelegd. Soms zelfs tijdens het gehele adviestraject, totdat het definitieve besluit door de directie in de onderneming gecommuniceerd wordt.
Ook zijn er organisaties die OR leden zelfs vragen een algemene geheimhoudingsverklaring te ondertekenen, of de geheimhouding wordt in de OR reglementen als standaard opgenomen. Dat brengt grote problemen voor het goed functioneren van de OR met zich mee.
Argumenten om zaken geheim te houden
Veel voorkomende redenen voor geheimhouding zijn:
- Beursgevoeligheid van de informatie
- Angst voor concurrentie van andere bedrijven
- Financiële cijfers worden ook vaak als vertrouwelijk bestempeld, maar het meest wordt gesteld dat ‘het anders te veel onrust geeft’.
Last van geheimhouding
Veel ondernemingsraden hebben last van de geheimhouding. Het leidt tot minder diepgaande beoordeling van de directievoornemens, omdat deskundige of betrokken collega’s niet kunnen worden geraadpleegd.
De achterban kan de OR niet goed volgen of heeft zelfs kritiek op de opstelling van de OR. Het leidt regelmatig tot verdeeldheid in de OR. Wanneer alleen de voorzitter zaken in vertrouwen te horen krijgt en het niet kan delen met de andere leden, kan dat leiden tot kritiek op de voorzitter of zelfs tot persoonlijke stress bij de voorzitter. Kortom, het werk van de OR wordt er moeilijker door.
Los van het feit dat de OR op enigerlei wijze met zijn achterban moet kunnen overleggen kan schending van de geheimhoudingsplicht door OR leden forse consequenties hebben, zoals een ontslag op staande voet of ontbinding van de arbeidsovereenkomst op grond van een dringende reden. Een dergelijke vergaande geheimhoudingsplicht mag dan ook niet lichtvaardig worden opgelegd. De ondernemer moet daarbij steeds een goede belangen afweging maken tussen het belang van de onderneming en effectieve medezeggenschap en vervolgens concreet aangeven wat voor de geheimhouding geldt:
- de duur van de geheimhouding;
- reikwijdte van de geheimhouding;
- de voorwaarden waaronder de geheimhoudingsverplichting (gedeeltelijk) kan worden opgeheven.
Agendeer als OR het geheimhoudingsvraagstuk in het overleg met de directie. Maak expliciete afspraken wanneer wel en niet geheimhouding aan de orde kan zijn en hoe daar mee omgegaan moet worden. Leg dit bij voorkeur vast in een convenant of protocol.
Hoe wordt geheimhouding in de rechtspraak getoetst?
Er is recentelijk nog uitspraak gedaan door de kantonrechter in Amsterdam: oplegging van geheimhouding kan niet zomaar. De rechter stelt hoge eisen ten aanzien van welk bedrijfsbelang met de opgelegde geheimhouding gediend kan worden.
Ophef over voorgenomen wijzigingen, of het nu een reorganisatie betreft of een wijziging in personele regelingen? Het is zonder goede onderbouwing geen zwaarwegend belang waarvoor geheimhouding kan worden opgelegd. Anders gezegd: het veel genoemde ‘voorkomen van onrust’ is op zich niet steekhoudend. De rechter toetst ook of de OR in redelijkheid zijn werk kan doen. Het raadplegen van betrokken werknemers hoort daarbij en moet mogelijk zijn.
Grenzen stellen aan geheimhouding
Je hoeft als OR niet alle geheimhouding te accepteren, ga erover in gesprek wanneer het aan de orde is. Wanneer het regelmatig of structureel voorkomt dat zaken onder geheimhouding opgelegd worden, ga er dan in een aparte sessie over in gesprek.
Let op: de algemene geheimhoudingsplicht vervalt niet als het OR lidmaatschap is geëindigd!